Alain Alleaume, (conseils Altaris, France): "Il faut des acheteurs mieux formés ayant des outils sophistiqués..."
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Alain Alleaume, (conseils Altaris, France): "Il faut des acheteurs mieux formés ayant des outils sophistiqués..."

mercredi, 22 novembre 2017 14:38

Dans le cadre de « l’Executivecertificate managements des achats » qui se poursuit, du 13 au 18 novembre à Paris, cet expert qui cumule plus de 40 années d’expérience définie le management des achats comme  un outil incontournable pour renforcer la performance et la compétitivité des entreprises. Il profite pour donner de sages conseils aux entreprises ivoiriennes. 

 Alain Alleaume, (conseils Altaris, France): "Il faut des acheteurs mieux formés ayant des outils sophistiqués..."

Selon vous, quels sont les leviers qui permettent au management des achats de booster la performance et la compétitivité des entreprises ?
Le management des achats permet d’identifier les différents leviers à mettre en place pour la compréhension des marchés fournisseurs et les capacités pour les acheteurs de travailler avec leurs clients. Dans la mesure où une entreprise ne peut pas faire de la performance sans un dialogue permanent avec ses clients et ses fournisseurs. Il est alors nécessaire que le manager des achats connaisse les leviers d’achats et les meilleures pratiques pour que son entreprise soit plus performante sur ses objectifs à la fois économique et de développement de son offre commerciale.

Ces leviers ont trait à la mise en concurrence, la négociation, la réduction des couts, etc. Mais, ils peuvent être à court terme. C’est la raison pour laquelle, l’entreprise doit travailler sur les leviers à moyen et long termes. Il s’agit, entre autres, des stratégies de ‘’cost-reducing’’, c’est-à-dire la révision par l’analyse de la valeur, la constitution des produits, etc. Cela n’est pas une tâche aisée pour les managers achats. D’où, la nécessite de se faire accompagner par des consultants pour être en mesure de revoir les cahiers des charges pour que les fournisseurs arrivent à proposer des solutions innovantes. Ce qui permet à l’entreprise de faire des gains vraiment importants. Puisque le fournisseur n’est pas mis sous pression à cause de la proposition commerciale. Mais, il lui est demandé d’apporter de nouvelles solutions pour réduire le cout de production. C’est un avantage nettement concurrentiel pour l’entreprise.

L’autre atout est la mise en place de relations plus pérennes avec les fournisseurs à travers les contrats de compétitivité, les contrats de progrès, ainsi que la recherche de contrats de co-développement.
Au-delà de ces leviers, il faut travailler sur la réduction du nombre de fournisseurs pour les achats qui sont moins importants. C’est-à-dire les achats de classe C qui ont trait à beaucoup de commandes pour de petits montants.  Près de 10% des dépenses qui génère 90% des commandes de l’entreprise. Cela amène à faire l’analyse A, B, C des fournisseurs ou le hit-parade de la dépense. L’idée est de se concentrer sur ce qui fait 90% des dépenses à savoir les achats stratégiques. Et le manager des achats doit faire du ‘’resourcing’’ pour celles qui ne le sont pas ou moins. On cherche alors de nouvelles sources d’approvisionnement où les prix sont les plus compétitifs.

Y-a-t-il des outils spécifiques que le manager des achats doit utiliser pour améliorer cette performance?
Le premier outil nécessaire est celui du ‘’reporting’’. On a de nouveaux outils de business intelligence et d’analyse des dépenses pour cartographier les achats. Il y a aussi des outils de l’analyse de la performance fournisseur qui permettent de faire le suivi des relations avec celui-ci. A cela, il faut ajouter les outils de la gestion fournisseur appelés SRM (Supplier relationship management), l’équivalent du CRM (Customer relationship management) du côté des fournisseurs qui existent depuis de longues années.

Dans cette panoplie d’instruments, on a également des outils de gestion électronique des appels d’offre appelés les ‘’e-sourcing’’ qui permettent d’aller plus vite en faisant des analyses croisées, d’aide à la prise de décision, etc. Sans ignorer les outils qui, eux, servent à améliorer l’exécution des commandes notamment sur les achats indirects. Il s’agit du ‘’e-procrurement’’ qui est basé en partie sur les catalogues électroniques à l’instar des achats sur Amazon. Cela offre un meilleur contrôle des prix conduisant à des gains en productivité : les couts administratifs de gestion de ses achats.

Tous ces outils devraient conduire à la dématérialisation des achats ?
Effectivement, cela dématérialise tous les documents et permet de travailler en réseau avec des acheteurs qui peuvent être sur différents sites. Cela ne remplace pour autant pas le travail de l’acheteur mais lui facilite la tâche. Le manager des achats peut alors se concentrer sur ce qui est essentiel notamment la mise en place des stratégies et d’aide à la décision par des éléments de ‘’reporting’’ pour rectifier la stratégie mise en œuvre.

Quels sont alors les vrais avantages de cette dématérialisation pour l’entreprise ?
La première est la traçabilité totale des flux et processus qui sont très importants pour les entreprises soumises à des problématiques de contrôles internes. Deuxièmement, l’entreprise dispose d’un archivage de tout l’historique avec ses fournisseurs. Ce qui peut être réutilisé pour répondre aux dossiers d’appels d’offre et aller plus vite. On réduit ainsi et énormément le cout de traitement des factures, et le cout moyen est aujourd’hui divisé par dix par rapport au traitement manuel dans un système comme celui de SAP.

Qu’en est-il de la matrice de maturité dans le management des achats ?
Il a été développé par un éminent professeur de Hec Paris. Cette matrice est constituée de cinq niveaux de maturité et six axes d’analyse et permet de réaliser rapidement un  audit de l’entreprise sur sa performance achat. Lorsqu’une entreprise est au niveau un, elle se contente de faire de l’approvisionnement. C’est-à-dire passer des commandes et les réceptionner. Il n y a alors pas de fonction achat dans le management de cette entreprise. Conséquence, elle n’a aucun gain lié à la force de frappe de la fonction achat. Quand on est  à l’autre bout de la matrice, le niveau cinq, l’entreprise est dans l’excellence opérationnelle au même titre que l’excellence dans le management de la qualité. On a alors une normalisation qui couvre à la fois des outils informatiques performants, des compétences d’acheteurs de haut niveau et bien formés, une implication directe de la direction générale vis-à-vis des achats, un alignement des objectifs de l’entreprise avec les stratégies achats et un ‘’sourcing’’ et un très bon niveau de développement des relations avec les fournisseurs.
Entre ces deux extrêmes, il y a les niveaux intermédiaires pour lesquels l’entreprise doit progressivement améliorer sa couverture des achats par des outils performants. L’idée finale est d’avoir une culture achat qui ne dépend pas de la fonction achat mais du management global de l’entreprise porté par la direction générale. Toute l’entreprise devrait alors s’aligner sur un objectif commun et partagé…
Ceux qui participent à la session de ‘’l’Executivecertificate management des achats’’ à Paris bénéficient des outils dont vous parlez. Quels sont les erreurs que pourraient commettre les managers achats qui n’y sont pas ?
Je ne peux affirmer qu’ils commettent des erreurs ou pas. Mais, il leur manque vraisemblablement de nouvelles méthodes et des pratiques innovantes. Ce sont des boites à outils sous des formats Excel qui peuvent ensuite être transformés en de vrais outils informatiques. Sans oublier les supports pour formaliser certaines tâches de leur fonction achat. Même un bon acheteur ayant de l’expérience peut être défaillant par manque de temps pour réfléchir sur des stratégies à partager avec ses clients internes. Il s’agit in fine de mettre en place un environnement de pratiques d’achat dans l’entreprise avec une référence de travail et des boites à outils partagés par tous. Ce qui n’est souvent pas le cas au sein des entreprises ayant des acheteurs professionnels.

Quels conseils pratiques pouvez-vous alors donner aux managers des achats au sein des entreprises en Côte d’Ivoire ?  
Le plus important aujourd’hui est de développer leurs compétences comportementales. Parce que le travail de l’acheteur n’est pas seulement technique mais aussi humain sur les relations avec les fournisseurs et clients internes. Il y a alors une prise en compte de nouveaux concepts à travers la transformation digitale de l’entreprise. Et derrière cela, on retrouve un état d’esprit qui est nettement entrain d’évoluer. De jeunes générations d’acheteurs qui arrivent sur le marché et utilisent les nouvelles technologies. Ils font preuve de beaucoup de créativité. Et l’un des importants enjeux est que le manager des achats doit être une force d’écoute et de propositions. Les entreprises ivoiriennes doivent alors quitter l’approche traditionnelle du métier des achats.

Et comment voyez-vous, pour finir, l’avenir du management des achats sur les cinq à dix prochaines années ?
Nous sommes en face à deux tendances ou écoles. La première qui s’appuie sur les outils de l’intelligence artificielle disant qu’on aura plus dans l’avenir des acheteurs physiques. Et l’autre école qui estime que tous les outils notamment le ‘’big data’’ vont aider les managers achats à prendre de bonnes décisions et être plus en veille sur les risques encourus. Je reste pour ma part confiant dû au fait que les managers achats doivent davantage renforcer leurs  compétences et professionnalisme. On aura peut-être moins d’acheteurs mais mieux formés et ayant des outils sophistiqués pour prendre les bonnes décisions. Les entreprises qui survivront dans cet environnement hautement concurrentiel sont celles qui auront très vite su s’adapter aux nouvelles technologies. Et je reste convaincu qu’il y a un avenir radieux pour les managers qui n’exerceront plus leur métier comme aujourd’hui.

Interview réalisée par Guy-AssaneYapy à Paris

Emergence

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